Mudanza de oficina con equipos informáticos en Burgos

¿Qué hay que preparar antes de mover los equipos informáticos?

Lo primero es saber exactamente qué se mueve. Un inventario sencillo evita que algo se quede atrás y permite comprobar en destino que todo ha llegado y funciona. Hazlo con tu responsable informático, interno o externo; en la visita de valoración lo repasamos juntos.

• Servidores y armario de comunicaciones: modelo, conexiones, sistema de alimentación ininterrumpida y dispositivos de almacenamiento en red.
• Red: router, conmutadores, puntos de acceso wifi y qué puerto va a qué.
• Puestos: quién tiene torre o portátil, cuántas pantallas, base de conexión y periféricos.
• Impresoras y multifunción: si son en renting, el contrato puede exigir avisar a la empresa de mantenimiento antes de moverlas.
• Telefonía: centralita física o en la nube, extensiones y líneas.
• Otros: videovigilancia, control de accesos, pantallas de salas de reuniones.

Plan de apagado y arranque: quién hace qué

El reparto que mejor funciona es claro: tu equipo informático se ocupa de la parte lógica (datos, configuración, apagado y encendido) y nosotros de la física (desconexión según lo marcado, embalaje, transporte, colocación en destino). Antes del traslado conviene dejar por escrito:

1. Copia de seguridad completa y verificada antes de apagar nada, guardada fuera de los equipos que se trasladan.
2. Hora de apagado ordenado de servidores y servicios, hecho por tu responsable informático, nunca desenchufando.
3. Orden de traslado: lo crítico viaja al final en origen y se coloca primero en destino.
4. Hora prevista de arranque y quién estará presente o localizable.
5. Plan alternativo: qué servicios pueden esperar y cómo se trabaja si algo no arranca a la primera (acceso en la nube, conexión móvil de reserva).

El calendario general de la mudanza, con el traslado escalonado para parar lo mínimo, lo tienes en la guía para planificar una mudanza de oficina en Burgos.

Cómo se trasladan servidores y equipos de comunicaciones

• Fotos y etiquetas: antes de desconectar, foto de la parte trasera y etiqueta en cada cable con su origen y destino.
• Servidores fuera del armario: si el armario es grande, lo habitual es sacar los equipos y embalarlos por separado, en su caja original si se conserva o con protección acolchada.
• Discos y piezas sueltas: en caja cerrada, identificada y bajo control de tu responsable.
• En el camión: en vertical, sujetos con cinchas y sin carga encima; los cargamos al final y se descargan primero.
• Accesos: si el armario no cabe por el ascensor o la escalera del edificio de destino, nuestra grúa elevadora para mudanzas en Burgos sube por fachada hasta 30 m.

Un consejo muy de Burgos: en invierno, con heladas frecuentes, un equipo que ha viajado frío y entra en una oficina con calefacción puede acumular condensación. Deja que se aclimate un rato antes de encenderlo.

Puestos de trabajo, pantallas e impresoras

Puestos individuales

El sistema más rápido es que cada empleado fotografíe su cableado, etiquete su ordenador con el número de puesto del plano nuevo y meta teclado, ratón, cables y base en una caja con el mismo número. Nosotros embalamos pantallas y ordenadores, los transportamos y dejamos cada caja en su puesto. Si prefieres que hagamos también el embalaje de los puestos, se incluye en el presupuesto.

Pantallas y portátiles

Las pantallas viajan protegidas y de canto, nunca apiladas sin separación. Los portátiles, mejor con su usuario, salvo que se acuerde otra cosa.

Impresoras multifunción y plotters

Son pesadas y delicadas. Consulta al servicio técnico o a la empresa de renting si hay que bloquear piezas o retirar consumibles antes del traslado, y viajan siempre en horizontal, bien sujetas. Tras la mudanza, conviene que el técnico las revise.

Conexión a internet y telefonía en la oficina nueva

El fallo que más para una oficina después de mudarse no es un equipo roto: es llegar y no tener conexión. Recomendaciones:

• Pide el alta o el traslado de la línea en cuanto tengas fecha; los plazos dependen del operador y de la zona, y en algunos polígonos de Burgos pueden ser distintos a los del centro.
• Prueba la conexión en el local nuevo antes del traslado, con un equipo real.
• Mantén la línea de origen activa hasta comprobar que la nueva funciona.
• Coordina la portabilidad de números fijos con el operador para que coincida con el arranque.
• Ten preparada una conexión móvil de reserva para las primeras horas.

Datos personales y equipos que no se trasladan

Los ordenadores y discos contienen datos de clientes y empleados. La empresa sigue siendo responsable de protegerlos durante el traslado: el Reglamento General de Protección de Datos (artículo 32) exige medidas de seguridad adecuadas. En la práctica: equipos cifrados cuando sea posible, soportes en cajas cerradas e identificadas y control de qué sale y qué llega.

Con el archivo en papel pasa lo mismo; antes de mudarlo, revisa la guía sobre cuánto tiempo guardar los documentos de una empresa. Lo que tengas que conservar pero no uses a diario puede ir a nuestro servicio de custodia de documentos en Burgos, con cajas precintadas e inventario.

Los equipos que se retiran son residuos de aparatos eléctricos y electrónicos y deben entregarse a un gestor autorizado o por los cauces que marca el Real Decreto 110/2015, borrando antes los datos. Si hay equipos que se conservan pero no caben en la oficina nueva, un guardamuebles para empresas en Burgos es una solución temporal.

Preguntas frecuentes

¿Configuráis vosotros los equipos en la oficina nueva?

No: nosotros desconectamos según lo marcado, embalamos, transportamos y colocamos; la configuración, el apagado y el arranque los hace tu responsable informático.

¿Qué pasa si no tenemos informático propio?

Conviene contratar a un técnico o a tu proveedor habitual para el apagado y el arranque; nosotros nos coordinamos con él en horarios y orden de traslado.

¿Los equipos van asegurados?

Trabajamos con seguro con Allianz; en la visita te explicamos la cobertura y te recomendamos declarar los equipos de más valor en el inventario.

¿Cuánto tiempo estaremos sin sistemas?

Depende del tamaño y de lo preparado que esté el destino; con copia verificada, conexión probada y un plan de arranque, el corte se reduce mucho, y lo ajustamos al pactar el calendario.

¿Afecta al precio mover un servidor?

Sí, porque necesita embalaje específico y más cuidado; los factores del precio están en la guía de cuánto cuesta una mudanza de oficina en Burgos.