Cuánto tiempo guardar los documentos de una empresa: plazos legales

Tabla resumen: cuánto tiempo hay que guardar cada documento

Estos son los plazos generales que fija la normativa estatal. Hay sectores con reglas propias (sanidad, entidades financieras, asesores y otros sujetos obligados en prevención del blanqueo), así que tómalo como punto de partida y confírmalo con tu asesoría.

En la práctica, muchas empresas aplican el plazo más largo que les afecta a cada caja: si una carpeta mezcla facturas y contabilidad, manda el de seis años.

Contabilidad y documentación mercantil: seis años

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento de los libros, salvo que otra norma diga otra cosa.

Tres detalles que se olvidan a menudo:

• El plazo cuenta desde el último asiento, no desde la fecha del documento. Los justificantes de enero de un ejercicio se guardan tanto como los de diciembre.
• La obligación no desaparece al cerrar. Si el empresario cesa, sigue obligado; si fallece, pasa a sus herederos; y si la sociedad se disuelve, a los liquidadores.
• «Documentación» es amplio. Incluye contratos con clientes y proveedores, albaranes, pedidos y correspondencia comercial, no solo el libro diario.

Facturas e impuestos: cuatro años, y a veces diez

La Ley General Tributaria establece que el derecho de Hacienda a liquidar una deuda prescribe a los cuatro años, contados desde que termina el plazo para presentar la declaración. Mientras ese plazo esté abierto, las facturas y justificantes tienen que poder enseñarse. El Reglamento de facturación remite a ese mismo plazo para las facturas emitidas y recibidas.

La excepción importante está en el artículo 66 bis: si tu empresa compensa bases imponibles negativas o aplica deducciones de años anteriores, Hacienda puede comprobar su origen durante diez años. Y el artículo 70.3 obliga a conservar hasta entonces los documentos que justifican esos importes. Si hubo pérdidas o deducciones pendientes, esas cajas no se tocan hasta que tu asesoría lo confirme.

Documentación laboral y de Seguridad Social: cuatro años

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción no conservar durante cuatro años la documentación que acredita el cumplimiento de las obligaciones de afiliación, altas, bajas y cotización. Encaja con la Ley General de la Seguridad Social, según la cual el derecho a reclamar cuotas prescribe a los cuatro años.

• Nóminas, recibos de salarios y documentos de cotización: cuatro años como mínimo; como también son justificantes contables, muchas empresas los guardan seis.
• Registro de jornada: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservarlo cuatro años, a disposición de trabajadores, representantes e Inspección.
• Contratos de trabajo: mientras dure la relación y, después, al menos el plazo de la documentación de cotización.

En prevención de riesgos laborales, las infracciones muy graves prescriben a los cinco años según la misma LISOS; si tienes dudas con esa documentación, consúltalo con tu servicio de prevención.

Protección de datos: guardar lo necesario, ni un día más

Aquí la lógica es la contraria. El Reglamento General de Protección de Datos (artículo 5.1.e) exige mantener los datos personales solo el tiempo necesario para la finalidad para la que se recogieron. Cuando esa finalidad acaba pero sigue abierto algún plazo legal, la Ley Orgánica de Protección de Datos (artículo 32) obliga a bloquearlos: reservarlos solo para jueces, administraciones o autoridades de control. Pasado ese plazo, deben destruirse.

Aplicado al papel: las cajas con nóminas, currículos o expedientes de clientes tienen que estar en un sitio con acceso restringido, y tu empresa debe saber qué contienen y cuándo se pueden eliminar. Si las guarda un tercero, el RGPD (artículo 28) exige un contrato que regule ese encargo. La destrucción al final del plazo debe impedir que los documentos se puedan reconstruir; pídela a un gestor de residuos autorizado.

Cómo organizar el archivo para no guardar de más

1. Una caja, un año y un tipo. No mezcles contabilidad de 2021 con nóminas de 2023: cada caja tendrá su propia fecha de eliminación.
2. Escribe en la etiqueta la fecha a partir de la cual se puede destruir, calculada con tu asesoría. Así la revisión anual es mirar etiquetas, no abrir cajas.
3. Haz inventario. Una hoja con número de caja, contenido y fecha de eliminación. Es lo primero que te pedirán en una inspección.
4. Revisa una vez al año, por ejemplo tras cerrar el impuesto de sociedades.
5. Cuidado con dónde lo guardas. En Burgos los sótanos y altillos sin calefacción pasan inviernos fríos y húmedos, y el papel térmico de tiques y albaranes se borra con los años. Un archivo que debe durar seis o diez años tiene que llegar legible.

Si el archivo ocupa un despacho entero, puedes sacarlo de la oficina con nuestro servicio de custodia de documentos en Burgos, y si además guardas mobiliario o stock, tienes la guía de guardamuebles para empresas en Burgos. Si el archivo se mueve por un cambio de sede, revisa también trámites y permisos de una mudanza de empresa o echa un vistazo a nuestras mudanzas de oficinas en Burgos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa?

Como mínimo cuatro años desde que acaba el plazo de declarar el impuesto correspondiente, porque es lo que Hacienda tiene para revisar; como también son justificantes contables, lo habitual es conservarlas seis años por el Código de Comercio.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas?

La documentación de cotización y salarios debe conservarse al menos cuatro años según la LISOS, y muchas empresas la guardan seis porque forma parte de la contabilidad.

¿Se pueden guardar los documentos solo en formato digital?

Para las facturas, el Reglamento de facturación (artículo 20) admite cualquier medio que garantice su autenticidad, integridad y legibilidad y el acceso de Hacienda sin demora; para el resto de documentos, confírmalo con tu asesoría antes de destruir el papel.

¿Qué pasa con los documentos cuando cierra la empresa?

La obligación de conservarlos sigue: la asumen el propio empresario, sus herederos o los liquidadores de la sociedad, según el artículo 30 del Código de Comercio.

¿Puedo guardar los datos de antiguos clientes para siempre?

No: la protección de datos obliga a conservarlos solo mientras sean necesarios, bloquearlos mientras haya plazos legales abiertos y destruirlos cuando esos plazos terminen.