Custodia de documentos en Burgos: el archivo fuera de la oficina y localizable

Cómo funciona el servicio

El primer paso es el inventario. En tu oficina se preparan cajas de archivo normalizadas y cada una recibe un código y una descripción: por caja, por carpeta o por expediente, como prefieras. Un inventario más detallado lleva más trabajo al principio, pero después cualquier consulta se resuelve antes.

Con el archivo ya en custodia, cuando necesitas un documento nos lo pides y te llevamos la caja, o solo el expediente si el inventario llega a ese nivel. Cada consulta queda anotada con fecha y persona solicitante, un registro que viene muy bien el día que haya una inspección o una auditoría.

Protección de datos: quién responde

Si las cajas contienen nóminas, historias clínicas o datos de clientes, tu empresa sigue siendo responsable del tratamiento aunque el archivo esté fuera. El Reglamento General de Protección de Datos exige entonces un contrato de encargado del tratamiento con quien lo custodia. Lo firmamos contigo, junto con el compromiso de confidencialidad del personal que manipula las cajas.

Plazos de conservación más habituales

Depende del documento. Libros y documentación contable, seis años según el Código de Comercio. Documentación fiscal, como mínimo el plazo de prescripción de cuatro años de la Ley General Tributaria. Documentación laboral y de Seguridad Social, en general cuatro años. Las historias clínicas y otros archivos tienen normas propias. No hacemos asesoría legal, pero anotamos en el inventario la fecha de fin que nos indiques.

Destrucción segura al terminar el plazo

Cuando la documentación ya no hay que conservarla, tampoco puede acabar en el contenedor azul. Retiramos las cajas, se destruyen de forma que no se puedan reconstruir y te entregamos un certificado de destrucción. Ese certificado es el que acredita que el borrado se hizo como corresponde; un recibo del punto limpio no sirve para eso.

Quién nos pide custodia en Burgos

Sobre todo tres tipos de cliente. Asesorías y gestorías, que acumulan años de documentación de muchos clientes. Despachos y consultas, con expedientes confidenciales. Y empresas de los polígonos de Villalonquéjar y Villafría, del de Bayas en Miranda de Ebro o del de Allendeduero en Aranda de Duero, que guardan albaranes, partes de producción y documentación técnica durante años.

Planos y documentación técnica

En la industria se guarda mucho papel que no es contable: planos, fichas de maquinaria, certificados de materiales, registros de trazabilidad. Se conserva porque un cliente o una auditoría pueden pedirlo. Buena parte es de formato grande, así que el inventario tiene que recoger la referencia de cada proyecto. Usamos la nomenclatura de tu empresa para que se encuentre igual que en la oficina.

Digitalización de documentos en Burgos, bajo demanda

No merece la pena escanear todo el archivo: lo que se consulta a menudo, sí; lo que se guarda por obligación y nadie abre, normalmente no. Por eso la digitalización la hacemos bajo demanda: pides un expediente y te lo enviamos escaneado, sin que la caja salga del archivo. Si lo que quieres es destruir el papel y quedarte solo con la copia electrónica con validez fiscal, hace falta digitalización certificada, que es un proceso distinto; te explicamos cuándo compensa.

Recogida en la capital y en la provincia

Recogemos en Burgos capital, Miranda de Ebro, Aranda de Duero, Briviesca, Lerma, Villarcayo y en los polígonos de toda la provincia. Si coincide con un traslado de oficina, la retirada del archivo se hace dentro del mismo servicio de mudanza, con el mismo camión y el mismo equipo.