Custodia de documentos en Burgos: el archivo, fuera de la oficina

Cómo funciona la custodia en la práctica

Empezamos por el inventario. Vamos a tu oficina, montamos cajas normalizadas y cada una recibe un código y una descripción del contenido al nivel que tú decidas: por caja, por carpeta o por expediente. Cuanto más fino sea el detalle, más rápido se localiza después una consulta y más cuesta el alta. Te decimos dónde está el punto razonable según el tipo de documentación.

A partir de ahí el archivo vive en nuestro depósito. Cuando necesitas algo lo pides y te lo llevamos: la caja entera, o solo el expediente si el inventario llega a ese nivel. Cada movimiento queda registrado con fecha, hora y persona solicitante, que es exactamente lo que te van a pedir el día que haya una inspección o una auditoría.

Lo que exige la protección de datos

Si en esas cajas hay nóminas, historiales, expedientes de clientes o cualquier dato personal, la custodia deja de ser una cuestión de espacio y pasa a ser una obligación legal. El reglamento europeo te mantiene como responsable del tratamiento aunque el archivo esté fuera de tu local, así que hace falta un contrato de encargado de tratamiento entre tu empresa y la nuestra. Lo firmamos siempre, junto al compromiso de confidencialidad del personal que manipula las cajas.

Cuánto tiempo hay que guardar cada cosa

No hay una respuesta única. La documentación mercantil y contable, seis años desde el último asiento. Facturas y libros a efectos fiscales, cuatro años de prescripción que se reabren con cualquier comprobación. Expedientes laborales y partes de cotización, cuatro años. Escrituras y títulos de propiedad, indefinidamente. Los historiales clínicos tienen norma propia. No somos asesores, pero marcamos en el inventario la fecha que nos indiques y te avisamos cuando llegue el vencimiento.

Destrucción certificada al final

Cumplido el plazo, tirar las cajas al contenedor no es una opción legal. La documentación con datos personales debe destruirse de forma que no pueda reconstruirse, y de esa destrucción debe quedar constancia documental. Retiramos las cajas, se destruyen con el nivel de seguridad que corresponda al tipo de dato y te entregamos el certificado. Ese papel es el que vale ante una inspección; el recibo del punto limpio, no.

Quién nos llama en Burgos

Tres perfiles principales. Asesorías y gestorías, que acumulan la contabilidad de decenas de clientes y son las que más metros lineales necesitan. Despachos profesionales y clínicas, con expedientes sujetos a plazos propios y confidencialidad alta. Y empresas industriales de Villalonquéjar, Villafría, Miranda y Aranda, que guardan albaranes, partes de producción, certificados de calidad y documentación técnica que hay que conservar años por exigencia de auditoría o de cliente.

Documentación técnica e industrial

Es un caso particular que aquí pesa. Planos, expedientes de maquinaria, certificados de materiales y registros de trazabilidad no se conservan por la misma razón que una factura: se conservan porque un cliente o una certificación pueden pedirlos. Suelen estar en formatos grandes y en soporte variado, y el inventario tiene que reflejar la referencia de proyecto para que se localicen. Lo montamos con la nomenclatura que ya use tu empresa, no con la nuestra.

Digitalizar: qué compensa y qué no

No todo el archivo hay que escanearlo. Lo que se consulta a menudo, sí; lo que se guarda por obligación y no se abre nunca, no compensa. Podemos digitalizar bajo demanda: pides un expediente y te lo enviamos escaneado el mismo día sin mover la caja. Para que el documento electrónico tenga validez y puedas destruir el papel hace falta digitalización certificada con los requisitos de la Agencia Tributaria, que es un proceso distinto y más caro; te decimos cuándo tiene sentido.

Recogida en toda la provincia

Recogemos en la capital y en Miranda de Ebro, Aranda de Duero, Briviesca, Lerma, Villarcayo y los polígonos industriales de toda la provincia. Si la retirada del archivo coincide con una mudanza de oficina, se hace en el mismo servicio: es el mismo camión y el mismo equipo, y sale bastante más barato que contratarlo por separado.