De todo lo que hay que mover en una mudanza de oficina, los equipos IT son el bloque más crítico. Un servidor que llega golpeado al destino, un rack mal montado, un cable de fibra mordido por una grapa o una telefonía que el lunes no responde pueden costar más en tiempo de inactividad que toda la mudanza junta. En Mudanzas La Seda hemos visto desde mudanzas de despachos con dos torres y una impresora hasta traslados de departamentos IT con racks completos, 60 puestos, telefonía IP y centralita. Esta guía recoge el protocolo que aplicamos para que el lunes el equipo encuentre todo encendido, conectado y operativo.
El inventario IT: lo primero que hay que hacer
Antes de tocar un solo equipo, hay que tener el inventario completo y actualizado. Si vuestra empresa tiene CMDB o sistema de gestión IT, fantástico. Si no, lo levantamos juntos con el responsable IT en la visita técnica. Lo mínimo a documentar:
- Servidores físicos y rack: marca, modelo, número de unidades U, conexiones (fibra, ethernet, gestión), SAI asociado.
- Switches y routers: ubicación actual, puertos en uso, vlan.
- Puestos de trabajo: lista de empleados, cada uno con torre/portátil, monitores, dock, periféricos especiales.
- Impresoras multifunción: marca, modelo, contrato de mantenimiento, IP.
- Telefonía: centralita física o IP, número de extensiones, líneas de entrada, proveedor.
- SAI/UPS, NAS, equipos especiales (servidores de archivos, sistemas de vídeo).
Este inventario sirve para dos cosas: planificar el embalaje específico (no es lo mismo mover un servidor torre que un rack de 24U) y poder verificar el lunes que todo llegó y todo enciende. Lo que no está en inventario no se valida.
El plan de corte coordinado con vuestro IT
Una mudanza IT bien hecha no «improvisa el corte» el viernes a las 19h. Se planifica al detalle:
- Hora exacta de corte: cuándo se apaga el servidor en origen.
- Hora estimada de encendido en destino: cuándo el responsable IT espera tener el servidor arrancando.
- Persona IT presente o disponible: en origen para el apagado ordenado, en destino para encendido y verificaciones.
- Backup completo previo: nunca se mueve un servidor sin backup confirmado de las últimas 24-48h. Si vuestro IT no lo tiene, se hace antes de mover.
- Plan B: qué hacemos si el servidor no enciende, qué servicios críticos pueden esperar al martes y cuáles no.
Trabajamos con vuestro IT interno o con proveedor externo. Lo único que pedimos es que esté designada una persona responsable durante toda la ventana de mudanza (presencial o por teléfono), para evitar el clásico ping-pong de responsabilidades cuando algo no funciona.
Embalaje y transporte del rack y servidores
Esta es la parte donde más veces hemos visto a empresas equivocarse cuando intentan ahorrar contratando una mudanza genérica. Un rack de servidores no se transporta como un mueble. Nuestro protocolo:
- Apagado ordenado: nunca tirar del enchufe. Vuestro IT apaga via consola/SO, esperamos confirmación.
- Desconexión y etiquetado de cables: cada cable con etiqueta de origen y destino. Foto de la parte trasera del rack antes y después.
- Extracción de servidores del rack si el rack viaja vacío: para rack grandes (24U+), preferimos sacar los servidores y embalar cada uno individualmente. Para racks compactos con servidores torre, va el conjunto si lo soporta.
- Embalaje individual antigolpes: cada servidor con su caja original cuando está disponible. Cuando no, cajas a medida con foam de alta densidad. Ningún servidor viaja sin protección directa.
- Transporte vertical y sujeto: en el camión el rack va sujeto por correas y nunca apilado con otro material. La amortiguación del vehículo importa: usamos camión con suspensión neumática cuando lo crítico lo justifica.
- Descarga manual sin transpaleta sobre el rack: usar carro elevador con plataforma o bajar el rack con personas + carro especializado.
- Montaje en destino: reposicionar servidores en su orden, reconectar siguiendo las fotos previas, vuestro IT enciende ordenadamente y verifica.
Si el rack es muy grande o el cliente tiene SLA crítico (24/7, alta disponibilidad), recomendamos el patrón clásico de servidor secundario operativo en destino antes de mover el principal. Esto permite que el servicio nunca se interrumpa de cara al cliente final, aunque encarece la mudanza.
Embalaje y traslado de puestos individuales
Para 20-40 puestos, la opción más eficiente y barata es:
- Cada empleado fotografía su cableado antes del traslado y deja la foto en una carpeta compartida.
- Cada empleado etiqueta su torre/portátil con su nombre y nuevo puesto en el plano de destino.
- Una caja por empleado con teclado, ratón, cables, dock, periféricos personales. Etiquetada con el mismo código de puesto.
- Monitores: embalaje con cartón + burbuja, agrupados en cajas multi-monitor o individual.
- Nosotros transportamos y en destino entregamos cada caja en su puesto según el plano.
- Cada empleado conecta su propio puesto el lunes a primera hora siguiendo su foto. Quien tenga dudas, vuestro IT resuelve.
Esta división de tareas (empleado embala su cosa personal, nosotros movemos, empleado conecta) es la más rápida y reduce el riesgo de que algo se pierda. Si preferís que nosotros hagamos también el embalaje individual y la reconexión, lo hacemos: tiene coste extra pero deja al equipo cero implicado.
Impresoras multifunción y plotters
Las multifunciones modernas (Konica, Ricoh, Xerox) llevan tambor, tóner y unidades de fusión que sufren con el transporte. Lo que hacemos:
- Avisar al técnico del fabricante o renting unos días antes para que sepa que la máquina se mueve.
- Vaciado de tóner y retirada del tambor si el modelo lo requiere.
- Embalaje en su caja original si el cliente la conserva, o caja a medida con bloqueo de mecánica.
- Transporte vertical, nunca tumbada.
- Revisión post-traslado por técnico de marca recomendable, sobre todo en máquinas grandes (A3, plotters).
Telefonía y conectividad: la prueba más fácil de fallar
El error más repetido en mudanzas de oficina no es técnico: es aparecer el lunes y descubrir que la fibra no está dada de alta. Las altas de fibra empresarial en Burgos tardan 2-4 semanas según zona y operador. Recomendaciones:
- Solicitar el alta con 4 semanas de antelación sobre la fecha de mudanza, no sobre la fecha límite.
- Verificar fibra operativa al menos 7 días antes: hacer prueba real de velocidad, IP y estabilidad.
- Portabilidad de teléfonos: fijar la fecha de portabilidad para la mañana del lunes con margen. Si depende de varias líneas, escalonar.
- Mantener fibra en origen al menos hasta el lunes: para no quedar sin comunicación durante el corte si hay incidencia.
- Plan B con 4G/5G: tener un router 4G/5G de backup listo en destino por si la fibra falla el lunes.
Pruebas de continuidad el lunes
El lunes a primera hora vuestro IT (con nuestro apoyo logístico si hace falta) ejecuta el checklist:
- Servidor encendido y servicios críticos arrancados (ERP, correo, archivos, base de datos).
- Conectividad de red en todos los puestos (ping, acceso a recursos compartidos, salida a internet).
- Telefonía: prueba de llamadas entrantes y salientes de varias líneas.
- Impresoras: cada empleado imprime una página de prueba.
- VPN y accesos remotos para teletrabajadores y oficinas conectadas.
Lo habitual es que el 95% esté listo al abrir y un 5% requiera intervención menor en las primeras horas. Si tras varias mudanzas se ha hecho bien, la incidencia es marginal.
Errores frecuentes en mudanzas IT
- Confiar en que «el rack aguanta el camino» sin embalaje individual: hemos visto discos romperse por traslado en rack lleno sin sujeción interna.
- No hacer backup la noche anterior: si algo se rompe en el transporte y no hay backup, el coste puede ser catastrófico.
- No documentar el cableado: sin fotos del antes, reconectar puede llevar el doble de tiempo y generar errores.
- No tener fibra operativa antes: el desastre clásico que nadie quiere vivir.
- Contratar mudanza barata sin protocolo IT: el ahorro de 500-1.000 € puede convertirse en pérdidas de varios miles si algo falla.
Preguntas frecuentes
¿Podéis mover el rack vosotros solos sin nuestro IT?
Podemos hacer el transporte y montaje físico, pero el apagado ordenado, la configuración y el encendido en destino los hace vuestro responsable IT. Si no tenéis IT interno, coordinamos con un proveedor de Burgos para que esté presente.
¿Qué seguro cubre los equipos IT durante el transporte?
Nuestro seguro Allianz de mercancías cubre el valor declarado del equipamiento durante el traslado. Para servidores y rack pedimos siempre declarar el valor de reposición para que la cobertura sea adecuada.
¿Cuánto tiempo de downtime es realista?
Con mudanza en fin de semana y planificación correcta: 0 días hábiles. Si la mudanza es entresemana en horario laboral, normalmente 1 día. Sin planificación, hemos visto downtimes de 2-3 días que no deberían haber ocurrido.
¿Cubrís también mudanza de CPD o sala de servidores grande?
Sí, mudanzas de CPD pequeño-medio (hasta 5-6 racks). Para CPD más grandes coordinamos con partners especializados, manteniendo nosotros la logística general.
¿Hablamos antes de empezar?
Si estáis planificando mudanza de oficina con equipamiento IT relevante en Burgos, la visita técnica gratuita es el primer paso. Vamos a vuestra oficina con un técnico experimentado, vemos el rack, los puestos y los accesos, y os entregamos un plan IT realista en 48 horas.