El guardamuebles para empresas no se parece al de un particular. Una pyme que se muda, una gestoría que necesita custodiar archivos, una tienda con stock estacional o un despacho profesional que cambia de sede tienen tres cosas en común: piden facturación con IVA y CIF, esperan flexibilidad de plazos y necesitan inventario serio. En La Seda Burgos llevamos años trabajando con empresas de la provincia: pymes en Villalonquéjar, despachos en el centro, comercios en Gamonal y Capiscol, administraciones públicas. Este artículo resume cómo funciona el servicio para empresas, cuánto cuesta y qué se incluye.
La pregunta básica de un empresario al llamar es la misma de un particular pero con otra escala: «¿podéis guardar 30 m³ de archivo desde octubre hasta el año que viene y darme acceso una vez al mes?». La respuesta es sí. Lo que cambia respecto a un servicio doméstico es el papel: factura mensual con IVA desglosado, contrato a nombre de la empresa, accesos controlados con registro y, si interesa, opción de custodia y destrucción certificada de documentos conforme al RGPD.
Para qué empresas tiene sentido el guardamuebles
No es un servicio para todas. Estos son los perfiles donde encaja bien en Burgos:
- Pymes que se mudan de sede: cambio de oficina, reforma o cierre temporal. El mobiliario, los equipos informáticos y los archivos necesitan un puente.
- Comercios con stock estacional: textil, decoración navideña, jardinería, deporte. Liberan tienda en temporada baja guardando producto que no se vende en ese momento.
- Despachos profesionales y gestorías: abogados, asesorías, notarías y administrativos que necesitan custodiar archivos físicos años (la normativa fiscal obliga a 4-6 años; la contable a 6; la laboral a 4; las nóminas a 10).
- Empresas con eventos y ferias: material que se monta dos o tres veces al año (stands, displays, mobiliario expositivo) y entre eventos ocupa demasiado en una nave propia.
- Constructoras y reformistas: que necesitan guardar mobiliario de pisos en obra mientras dura la reforma para el cliente final.
- Inmobiliarias y patrimonialistas: viviendas vacías en alquiler estacional o en venta que se entregan amuebladas; los muebles se guardan entre un inquilino y el siguiente.
- Administraciones públicas y entidades sin ánimo de lucro: archivo histórico, mobiliario de campañas, material de actividades puntuales.
Tarifas para empresas en Burgos
Las tarifas base son las mismas que para particulares, pero la facturación se ajusta a una empresa: IVA desglosado, factura mensual a CIF, posibilidad de domiciliar el pago. Estos son los precios de referencia:
| Volumen | Uso típico empresarial | Precio mensual |
|---|---|---|
| 10 m³ | Archivo de despacho pequeño (estantes con cajas-archivo) | 35 €/mes |
| 20 m³ | Oficina pequeña en reforma (mobiliario + equipos IT + cajas) | 85 €/mes |
| 30 m³ | Oficina mediana o stock estacional de comercio | 135 €/mes |
| 50 m³ | Empresa con 10-15 empleados durante reforma | consultar |
| 100+ m³ | Empresa grande, traslado completo o stock anual | tarifa proyecto |
Para volúmenes a partir de 50 m³ o contratos largos (12+ meses), trabajamos con presupuesto-proyecto adaptado, con descuento por volumen y cláusulas específicas (accesos pactados, indexación anual si aplica, ampliación de seguro Allianz al valor declarado del contenido).
Qué incluye el servicio para empresas
Lo mismo que para particulares más extras específicos del entorno B2B:
- Recogida en sede empresarial con dos operarios o más según volumen. Para traslados grandes (oficinas con muchos puestos), montamos equipo proporcional para hacerlo en una jornada o un fin de semana.
- Embalaje profesional: cajas etiquetadas por departamento o por persona, mantas para mobiliario, foam para equipos delicados (servidores, escáneres, impresoras grandes).
- Etiquetado logístico: cada caja con número de inventario, departamento de origen, contenido principal. Útil para descarga ordenada en la nueva sede.
- Inventario detallado entregado en PDF por email, con fotos del contenedor sellado. La empresa lo guarda como soporte de auditoría o de cualquier reclamación de seguros.
- Almacenamiento en contenedor individual de madera o, para volúmenes grandes, en zonas asignadas de la nave. Vigilancia 24h, control de humedad y temperatura, alarma y acceso registrado.
- Seguro Allianz de responsabilidad civil. Para contenido con valor declarado alto (equipos IT, mobiliario de diseño, instrumental técnico), se amplia la cobertura.
- Facturación mensual con IVA desglosado, opción de domiciliación o pago contra factura. Recibo digital.
- Acceso bajo petición: una empresa puede pedir acceso programado al contenedor para recuperar archivos o material puntual. El acceso se registra con fecha, hora y persona autorizada.
- Opción de custodia y destrucción de documentos conforme al RGPD: para archivos con datos personales o información sensible, se gestiona la destrucción certificada al final del periodo de conservación legal.
Casos típicos en Burgos
Asesoría fiscal de Gamonal que cambia de local
Volumen: 25 m³ (mobiliario de 4 puestos + servidor pequeño + 80 cajas-archivo de clientes de 6 años + biblioteca técnica). Duración prevista: 6 meses mientras se prepara nuevo local. Contenedor de 25 m³ a 110 €/mes × 6 = 660 €. Recogida + entrega: 350 €. Total: ~1.000 € + IVA por todo el periodo. La asesoría continúa atendiendo a clientes desde un local provisional durante la transición.
Tienda de ropa en Capiscol con stock estacional
Volumen: 12 m³ (ropa de invierno guardada durante mayo-septiembre, ropa de verano guardada durante noviembre-marzo). Contrato anual con rotación: 12 m³ × 50 €/mes × 12 meses = 600 € + IVA al año. Recogida y entrega dos veces al año (~200 € × 2 = 400 €). Total: ~1.000 €/año + IVA. Compensa: el m² de tienda en Capiscol cuesta mucho más que el m² de almacén.
Despacho de abogados del centro: archivo permanente
Volumen: 8 m³ de archivo (cajas con expedientes cerrados con obligación legal de conservación 6-10 años). Contenedor de 10 m³ a 35 €/mes. Acceso 1-2 veces al año para localizar expedientes concretos. Coste anual: 420 € + IVA. Servicio que sigue año tras año, con destrucción certificada cuando vence el plazo legal.
Empresa de Villalonquéjar con reforma de oficinas
Volumen: 60 m³ (oficina de 15 empleados, sala de reuniones, sala de servidores). Duración: 4 meses de reforma. Tarifa-proyecto cerrada con descuento por volumen, ronda los 350-450 €/mes. Recogida en un sábado para no interrumpir actividad. Total: ~2.500-3.000 € + IVA para todo el proyecto.
Custodia de archivos: lo que hay que saber
La custodia de archivos físicos para empresas tiene reglas específicas:
- Plazos legales de conservación: contabilidad y libros oficiales (6 años, Código de Comercio); facturas y soportes fiscales (4 años, Ley General Tributaria; ampliable a 10 años si hay base imponible negativa); documentación laboral (4-10 años según tipo: contratos, nóminas, TC1/TC2…); historiales clínicos (mínimo 5 años desde alta del proceso); expedientes deontológicos en colegios profesionales según normativa propia.
- RGPD: los archivos con datos personales requieren control de acceso documentado, registro de quién consulta qué, y destrucción certificada al final del plazo. Si llevas archivos con datos personales a un guardamuebles, asegúrate de que el servicio cumple RGPD y que el contrato lo refleja.
- Inventario detallado: para que la custodia tenga utilidad real, el inventario debe permitir localizar una caja concreta en pocas horas. Etiquetado por años, por departamento y por contenido principal.
- Destrucción certificada: cuando expira el plazo legal de conservación, los documentos deben destruirse con certificado que acredite la destrucción ante posibles inspecciones futuras. Trabajamos con empresas especializadas para esa fase.
Cómo se contrata para empresas
- Llamada inicial: descripción del caso (qué hay que guardar, durante cuánto tiempo, accesos previstos, necesidades de custodia de documentos). 633 105 640 o presupuesto online.
- Visita técnica en la sede de la empresa: medimos volumen, vemos accesos, planificamos calendario de recogida (jornada laboral vs fin de semana, recursos necesarios). Sin compromiso.
- Presupuesto cerrado por escrito con todo desglosado: tarifa mensual, servicios incluidos, extras eventuales, plazo, IVA. Validez normalmente 30 días.
- Contrato a nombre de la empresa con cláusulas de acceso, seguro, responsabilidades y, si aplica, RGPD/custodia.
- Día de recogida: equipo adaptado al volumen. Etiquetado en origen y carga ordenada.
- Inventario y factura del primer mes entregados en 48 horas.
- Acceso bajo petición, facturación mensual, soporte continuado.
Preguntas frecuentes
¿Facturáis con IVA y CIF de empresa?
Sí. Toda la facturación a empresas se hace con IVA del 21% desglosado y CIF de la empresa contratante. La factura es mensual y se puede recibir por email o impresa.
¿Tenéis contrato específico para empresas?
Sí. Para servicios empresariales usamos un contrato distinto al doméstico, con cláusulas de duración, accesos, seguro ampliable, garantía de confidencialidad y, cuando aplica, anexo RGPD.
¿Puedo acceder a un archivo concreto sin recuperar el contenedor entero?
Sí, con cita previa y registro. Si el inventario está bien hecho (lo organizamos así desde la recogida), localizar una caja entre 50 cajas es cuestión de minutos. Se cobra el servicio de localización por consulta (suele ser 15-30 € por visita, según volumen del archivo).
¿Aceptáis cajas de archivo definitivo con expedientes confidenciales?
Sí. La nave tiene control de acceso registrado y el contenedor se sella en cuanto entra al almacén. Para archivos con datos especialmente sensibles (sanitarios, jurídicos, financieros), firmamos acuerdo de confidencialidad adicional al contrato.
¿Hacéis destrucción certificada de documentos cuando expira el plazo?
Sí, mediante nuestro servicio de custodia y destrucción de documentos. La destrucción se hace con empresas certificadas conforme al RGPD y entregamos certificado oficial al cliente.
¿Y si la empresa quiere cambiar de proveedor de guardamuebles a mitad de contrato?
Sin permanencia mínima. Avisas y se programa la entrega o el traslado al nuevo proveedor. Mientras el contrato esté pagado al día, la empresa es propietaria del control de su archivo en todo momento.
¿Recogéis en pueblos de la provincia, no solo en Burgos capital?
Sí. Cubrimos toda la provincia de Burgos: Aranda de Duero, Miranda de Ebro, Briviesca, Medina de Pomar, Villarcayo, Lerma, Salas de los Infantes, Belorado y los 371 municipios. Para pueblos lejanos, la recogida puntual lleva coste adicional de desplazamiento.
¿Podemos contratar varios contenedores para departamentos distintos?
Sí. Para empresas grandes, lo habitual es asignar un contenedor por departamento (administración, ventas, archivo histórico, mobiliario) para que el control de accesos sea más limpio. La facturación se puede consolidar o desglosar.
Pide presupuesto B2B
Si tu empresa necesita guardamuebles, archivo o stock estacional en Burgos, llámanos para presupuesto cerrado. Hacemos visita técnica gratuita en la sede. Solicita visita online o llama al 633 105 640. Si trabajas en el centro histórico o en polígonos como Villalonquéjar, planificamos accesos y, si hace falta, grúa elevadora.